事務が滞る…なぜ?書類も取説もサッと手にできる「家庭事務」拠点づくりのポイント

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時短家事で
「私」の時間を大切に。
暮らしのアドバイザー土井けいこです。

暮らしがラクに楽しくなる家事、
収納の工夫、片づけ方を
お伝えしています。

きのうは「減災」の視点で
床にものを置かない対策でした。
きょうは、事務処理をスムーズにする
事務作業の拠点の話です。

例えば役所からの通知が届く。
支払い関係そのほかいろいろ…。

子どもがいる家庭では
お知らせやそれらへの対応…。

様々な事務作業が
日々発生しています。

(現在の事務拠点↓)

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■事務が滞るのは理由がある

毎日届くプリント類、郵便物。
開封する場所はテーブル?
開封後の管理場所はどこ?

家電品や住宅機器のトラブルが起これば
取説が必要に…。
でもどこにある?

家庭事務は煩雑なのに
その管理をする拠点が機能していない…?

うちは自宅の一室が事務所。
その一角の事務コーナーを
少し離れて見ると
一般家庭にも
こういうコーナーは必要、と思えました。

家じゅうの管理ができているお宅は
家庭事務のコーナーもしっかりと
つくられていたからです。

目の前のことに精一杯で
事務が溜まって
気がついたら回らなくなって。。。

私にももう限界…
と思うほどの状況が
ありました。

数年前、困り果てた私は
問題を解決すべく
困っていることを書き出して
事務が滞る原因を一つひとつ掴んで
困りごとの解決策を探しました。

問題点と解決策を考え始めてから2年。
タイミングがやってきて
集中管理できる拠点づくりを実行。

今から5年前、2012年4月の末、
大型連休に事務所の大改造。

その結果拠点ができて
とても事務がラクになって
事務の滞りは大きく改善。

その後も改善が続き
現在に至っています。

そもそも書類など
事務関係のものを集中管理する拠点が
ちゃんとできていなかったんですね。

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■拠点づくりのポイントは
ザックリとした《区割り》

日々の事務的なことは
レギュラー
イレギュラーいろいろあります。

どんな時も
することの流れがイメージできると
作業を億劫に思うこともなく
サッと取り掛かれます。

 

まずは既存の
なんとなく書類を収納している場所を
見直すことから始めませんか?

カギは収納場所の《区割り》。

私の場合、
手持ちのシステム収納棚を
バラして作ったので制約はありましたが
これがいい具合に機能。

制約を利用して
収納は大きく二つに区割りしました。↓

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《書類》、《道具・消耗品》↑

右は幅約75センチ奥行40センチ。
左は幅約60センチ奥行28センチの棚。

 

■事務作業が
はかどるようになった理由

最優先課題は事務のスムーズ化。
使いやすい上の段を【事務】としました。

一番下は【それ以外】。
真ん中は便宜上パソコングッズ置き場に。

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作業がスムーズに流れるには
上の段=【事務】をどう分けたらいいのか?

「ピン!」とくる分け方を探り続けると
出し入れする頻度が
キーポイントに。

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写真を撮るために色で分けました。

赤=【日々の出納事務】
青=【月ごと、年ごと、イレギュラー】
黒=【過去年度の参考資料】

この3つの【くくり】は、
仕事=作業の流れを考えると
当然分かれるべき。

そういうことに気づかなかったために
事務処理の滞りがおこっていたわけです。

【くくり】の中でも赤と青の中は
それぞれ目的に応じて
目的別にファイルを分けてあります。

書類管理でつまずている方は
たくさんファイルを作って
それらを一つひとつ管理しようと
思っているからでは?

それはとても大変なことで
現実的ではありません。

脳に「ピン!」とくる【くくり】は3つ。
それ以上は混乱するだけです。

■「ピン!」とくる
私が見つけた3つの【くくり】

取り扱い説明書や契約書の類は
必要な時、頭の中に必要なものの置き場所が
パッと浮かぶことが大事。

契約書などの分け方は
【もの】【からだ】【住まい】と分けました。

これが私の「ピン!」とくる【くくり】。

3つの共通のキーワードは【故障=トラブル】。
人の病気やケガもネットも家も、
みんなトラブル。(笑)

ボックス2個とポケットファイル1つ。↓

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↑右=「保険など」(からだ)。
中=ポケットファイルは「住宅設備関係」(住まい)。
左=「パソコン・OA機器・家電」(もの)
「パソコン」と「それ以外」は同居。
ありもののファイルボックスを使ったので

インデックスの色で分ける。

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3つの【くくり】を見つけたのは
数年前、
インターネットのトラブルの時、
焦ったのがきっかけ。

その後、取説や保険などの契約書を何度も整理。
「ピン!」とくるしまい方を見つけるのに
試行錯誤して
今の状態になりました。

【くくり】の中身は
暮らしによって違うでしょうし、
暮らしながら変化もしていくでしょう。

それでも3つに分けるのが基本。
頭の中が混乱しないと思います。

 

点検した時、
なんと、30代の健康診断の
結果まで入っていました(爆笑)!

機械的に入ってくるものを
ファイルしているだけだと
ドンドン増えます。

事務書類の拠点には
管理の視点が欠かせません

 

事務仕事が滞ることがあったら
困っていることを具体的に
ていねいに拾い出します。

拠点づくりの前に
そこに時間を費やすことは
最重要。

拠点ができた後も
ピン!とくる【くくり】を
見つけ続けていくことも欠かせません。

注)収納家具やグッズを購入するのは
最後の最後です。

 

追伸:
私の場合
拠点づくりを実行する前には
スペースを作るために
半月毎日10分片づけ実行。
たくさん本や雑誌を手放しました。

問題がはっきりして
改善の目的もがはっきりしていれば
大量処分も可能なんですね。

本を減らした話は次の機会に。

 

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【講座のお知らせ/5月の日程】

4月から平日の講座
午前と午後2時間になります。

●これまで通りの
ゆったり3時間講座は
週末です。

■講座の日程

4月20日(木)午前、午後各2時間@大阪←追加!

4月25日(火)午前2時間@神戸

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5月15日(月)午前、午後各2時間@大阪←NEW!

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詳しくはこちらに掲載。

 


posted : 2017年4月14日