【3つのくくり】書類とトリセツのシンプルな管理方法。”もしも!”の時、さがさないポイントは 2つ

暮らしのアドバイザー土井けいこです。

“暮らしはラクに楽しく♪”
丁寧な暮らしのための『時短家事』と
『減災収納』という暮らし方を
お伝えしています。

2012年のことですが
曖昧だった書類と取説を管理するコーナーを
つくりました。

それはズラッと並んだ美しいファイリング
ではありません。

きょうは、
「もしも」のときにも役立ち
長年機能し続ける
さがさない書類の管理方法を
以前の記事を書き替えて
取り上げます。

すみません、長いです。

 

■さがさないシンプルな分け方

我が家の取り扱い説明書の拠点は
事務コーナーの一角にあります。

拠点が曖昧だったときよりは
よくなったとはいえ
その後もトラブルの時(それでなくても焦るのに)
必要な取説をサッと見つけられず
焦ることがありました。

そういうことがあるたび
管理方法を試行錯誤。

その結果
2つのファイルボックスと
1冊のファイルでラクに管理できるように。

さがさないボックスとファイルは
ラベルがポイント。

以前は
【からだ】(保険など…)
【パソコン&それ以外】(取説)
【住宅】(取説)でした。

【からだ】の中には
年金やその他の契約書関係もあります。
どうも【からだ】のくくりの中が
しっくりきません。

2年前のこと。
考えあぐねていたら
ひらめきました!

参考のために保管する「健康診断書」
「保険契約書」や「年金」など。
これらは
【からだ】ではなくて【暮らし?】違う?
【人】!

実態に合わせて頭の中の【くくり】を
A【モノ】B【家】C【人】に、上書き更新しました。

これで頭の中もスッキリ!

 

■書類と取説を分けない理由

そもそも取説と家庭事務書類を
分けて捉えていません。

【家族に関する書類】【家の取説】【モノの取説】は
大きくとらえると
どれも【トラブルに対処するもの】です。

だから【取説】と【書類】は
同じエリア(棚)に保管。

3つの共通のキーワードは【故障=トラブル】。
人の病気やケガも
ネットの不通も
家の温水器の故障も、
みんな【トラブル】。(笑)

厳密にいえば
ネット契約はものではないけれど
頭の中ではパソコン関連になるので
【モノ】に入れました。

わかりやすさには
柔軟にとらえることも必要です。

住んで20年。
何かと住まいのトラブルが起きますが
そのたびにサッとボックスを引っ張り
サッとファイルを手に取っています。

 

■3つの【くくり】の中を
さらにわかりやすくひと工夫

もしズラッとファイルが並んでいたら
イザ!という時
目当てのファイルをさがして
目が泳いで焦って
あるのに「ない!」と思って
余計に焦りそう。

それに一冊ずつファイルをつくると
一体何冊になることか。
それだけスペースも必要になります。

ボックス2個とポケットファイル1つ。
脳科学では
人間が一度に把握できるのは3つ
±(プラスマイナス)1つ
といわれています。

そこからさらに
一目でわかりやすく工夫を重ねます。

【人】のボックスは
《保険》《年金》など項目ごとにフォルダーで分けて
その中をさらに
クリアケースで分けて
大きなインデックスをつけて
中身がわかるように。

さらに《年金》の中を
長期保存の《年金手帳》と
最新のものと入れ替える《定期便》に
分けます。

その中をさらに
インデックスとシールで人別に色わけ。

こういうひと手間をかけることで
後で(必要なとき)パッと見て
視覚的にわかるようになるんです。

↑【モノ】のボックスは
嵩張らないようにコンパクトにまとめて
必要な時取り出しやすいように
クリアケースを使って
埋もれないように
インデックスをつけています。

トラブル発生時に即わかるように
インデックスの色で区分け。

青=《パソコン》《パソコン周辺機器》《インターネット》
赤=《家電》《OA機器》など

↑【家(住宅設備関係)】のファイルは
取説のサイズがバラバラなので
ポケットファイルを利用。
2穴バインダーを使うのは
パタパタめくりやすいから。

取説に直接パンチで穴を開けて
いるものもあります。

あえてインデックスをつけないのは
パタパタめくって
ほかのものにも目が行き届くように
と思ってのこと。

 

■書類も取説も管理することで
役に立つ

【くくり】の中身は
暮らしによって違うでしょうし、
暮らしながら変化もしていくでしょう。

それでも3つに分けるのが基本。
頭の中が混乱せず管理しやすいからです。

点検したことで
30年以上前の健康診断の結果が
残っているのが発覚したときは
あきれました(爆笑)!

機械的に入ってくるものを
ファイルしているだけだと
取り置くことが目的になってしまい
ドンドン増えます。
入り口で振るい落とすことが必要。

新しいものを入れるときも
点検のチャンスです。

サッと出せないようでは
あっても意味がありません。
置き場所がパッと浮かんで
サッと出せるには
管理が欠かせないです

ファイリングの目的は
並んでいることではなく
必要な時、存在場所がパッと浮かぶこと。

繰り返しますが、
人の脳は一度に個別に多くのモノやコトを
記憶できない、と脳科学ではいわれています。

なのに一つひとつ追いかけるものだから
バラバラでわからなくなり
必要な時探すことに。

他人(ひと)に説明できる
ざっくり3つの【くくり】で管理。
さらに【くくり】の中を
一目でわかるようにひと工夫。

探さない管理のポイントは
置き場所が頭に「浮かぶ」と
その中を見て「わかる」。
この2つ!!

もしも災害で自宅が被災したら?
自宅が無事で避難先から
戻ったとき
混乱した家の中から必要な書類を
見つけ出せるかどうか。

自分が病気やけがで
保険の手続きが必要になったとき
家族がわかるかどうか。

家族にわかるかな?
そういう視点で
書類の管理方法を見直してみませんか?

 

《追記/取説》
家電やパソコン周辺機器の取扱い説明書は
必要に応じて別の場所で保管。

詳しくはあらためて取り上げます。

 


posted : 2019年1月16日