郵便物とプリント。後で読むものが溜まる理由と返信を迅速にする工夫

“暮らしはラクに楽しく♪”
暮らしのアドバイザー 土井けいこです。

「今日を大切に」する時短家事と
暮らしがラクになる『減災収納』を
お伝えしています。

開封した郵便物や
あとで読むプリントが溜まって困ったことが
わたしにもありました。

ところで
「あと」がいつなのか
タイミングを具体的に決めていますか?

郵便物が溜まる原因と対策のシリーズ
4回目の今日は、
漠然と「溜まる…」から一歩踏み出し、
苦手な書類記入対策をクリアする方法も併せて
取り上げます。

 

■「ゆっくり読みたいもの」が
溜まる理由

わたしの場合
差出人や封筒を見て
目を通した後は処分していいとわかるものは
読むまで開封せずに
出入り口のそばの
郵便物仮置き場に
置いたままにします。

開封してみて
ゆっくり読む必要があると判断したものは
「読んだら処分」などと
大きくメモをして
することがわかるようにします。

郵便物を整理するたびに
目を通すものがわかるように
読むタイミングを促す仕掛けを
つくっているのです。

そういう仕掛けをしたうえで
読むのは通りがかり。
気持ちや時間に余裕のあるとき
と自分の中で決めています。

読むときはその場で立ったまま。
読んだらその手で処分
します。

溜めてしまう人は
漠然と「あとで」と思っていて
具体的に読むタイミングを
意識していないのでは?

忙しいとはいっても
台所しごとの合間には
すき間時間も案外あります。

ゆっくり読みたいおたよりは
キッチンの一角に場所を決めて置いて
そばに紙類の分別ゴミ箱も置いて
立って読んで
その手で処分はいかがですか?

ゆっくり読むって
座って読むことですか?
気持ちを落ち着けて
立って読んでもいいのですよね。
そうすると
「読むこと」が
ひと仕事になりません

 

■苦手の事務処理は
取り掛かりやすく工夫

締切にもいろいろあります。
急ぐものはとんどの場合
封筒の発送元を見るとわかります。

相手があり即返信を要するものは
その場で開封して事務処理も
できるだけ立ったままします。

至急返信のものを
開封が遅れて慌てて処理して
ミスをした経験から
先送りしないために決めました。

開封が遅れた原因は
実は書類の記入が苦手だから。

そこで対策を取りました。
はんこ、印肉、
(振り込み先が必要な場合に備えて
銀行口座のメモ)など
事務処理セットをつくったのです。

書類に記入して
はんこを押して
封書に宛名を書いて切手を貼る…

この一連の作業が流れるように
郵便物を仮置きする横に
B4サイズほどのワークスペースを確保。

そこに
事務処理セットを置き
開封する前にセットを出し
書類を広げます。

返信に必要な
のり、速達のスタンプなども
サッと手にできる位置に配置。

記入そのものは苦手なままですが
スムーズに取り掛かれるように
なっています。

少しでも自分を助けようと
取り掛かりやすく環境を整えたのです。

 

■判断を保留するものの
対応を忘れない工夫

返信を急ぐ場合もありますが
返信するかどうかなど
よく考えたいものもあります。

例えば保険の切り替えなどは
検討する必要があったりします。

そういうものは、
実際の締め切りではなく
それより1週間以上早めの
行動の期限を大きくメモします。
ここポイントです!

ギリギリになると余裕がなくて
焦って手が出しにくくなりますから。

わたしの場合、
急ぐものを
確実に処理できるようになったことで
気持ちに余裕が生まれて
ミスも少なくなり悪循環から脱出。

判断を要する急がないものの処理も
溜めずに処理できるように
なっています。


■仮置き場所は

情報を絞って視覚的にシンプル化

処理を忘れない工夫の一つに
目につくように
マグネットボードに貼る方法がありますが
特にしまいこむと忘れる人には有効?

これがそうでもないんです。
溜め込みタイプの人は
なんでも貼りがちです。

貼るものが増えると
違う場所にしまい込んだりして
管理に一貫性がない状態にもなります。

やはり開封時に
重要度などを意識して
絞り込みは欠かせません。

剥がす期限も目立つように
メモが必要です。
そうしないと期限切れも貼りっぱなしで
冷蔵庫に貼ったプリントのように
雑然として大事なものが埋もれがちです。

うちの例ですが
事務コーナーの壁に
情報が多くなり過ぎたので一掃。
貼るもののルールを見直し

スケジュールボードは
死角でも見やすい場所に移し
壁にある視覚的に不要なものを排除
できるだけシンプルに色も文字もなくし
貼るものを最小限にしました。

そうすることで
処理するものが目立ちます。

マグネットが斜めになっています。(汗)
ボードはもちろん
乱雑にならないように
平行垂直に貼るのが基本。

見た目のスッキリ感は
わかりやすさに直結します。
視覚的な快適さに
センサーを働かせましょう。

郵便物といっても
返信を急ぐものやそうでないもの
参考までに目を通したいものなど
意味や重要度はいろいろです。

相手がある締め切りもあれば
放っておくと
期限が過ぎるものもあります。

なかでも
あとで目を通したい
お便り(通信)などは
相手がある締め切りがないだけに
いつ読んだらいいのか
自分で決めないことには
溜まる一方です。

 

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【郵便物(プリント)が溜まるシリーズ】

郵便物が溜まる➀
▼先送りするのはなぜ?原因を知ると自分をラクに動かすが方法わかる
http://doikeiko.com/archives/42751

▼郵便物が溜まる➁
溜まる郵便物は、ファイリングで解決せず!溜めない人の処理方法をマネる
http://doikeiko.com/archives/42939

▼郵便物が溜まる➂
郵便物を溜める人、溜めない人。ハサミとゴミ箱の位置で決まる
http://doikeiko.com/archives/42969

 

【関連記事&追記】
▼「テーブルが散らかる」たまるプリント解決策② マグネットボードを使いこなすポイント!

http://doikeiko.com/archives/27104

以前にマグネットボードを
使いこなす話のときもいいましたが
仕事前の10分間の拭き掃除タイムのとき
マグネットボードに貼ったものを
全部外してマグネットボードを
拭きます。

そのとき
貼ったままのものの
期日などを点検するタイミングに利用。

切手やはんこの位置も
より使いやすく置き場所を改善。

困りごとを放置しないように
使いにくさをキャッチして
どうすれば解決できるか
いつもどこかで自問し続けるのが
長年の習慣です。

↓2018年3月の状態

 

 


posted : 2019年6月7日