暮らしのアドバイザー土井けいこです。
“暮らしはラクに楽しく♪”
丁寧な暮らしのための『時短家事』と
『減災収納』という暮らし方を
お伝えしています。
＊
2012年のことですが
曖昧だった書類と取説を管理するコーナーを
つくりました。
それはズラッと並んだ美しいファイリング
ではありません。
きょうは、
「もしも」のときにも役立ち
長年機能し続ける
さがさない書類の管理方法を
以前の記事を書き替えて
取り上げます。
すみません、長いです。
■さがさないシンプルな分け方
我が家の取り扱い説明書の拠点は
事務コーナーの一角にあります。
拠点が曖昧だったときよりは
よくなったとはいえ
その後もトラブルの時（それでなくても焦るのに）
必要な取説をサッと見つけられず
焦ることがありました。
そういうことがあるたび
管理方法を試行錯誤。
その結果
2つのファイルボックスと
1冊のファイルで
ラクに管理できるようになりました。
さがさないボックスとファイルは
分け方＝表示がポイント。
以前は
【からだ】（保険など…）
【パソコン＆それ以外】（取説）
【住宅】（取説）でした。
【からだ】の中には
年金やその他の契約書関係もあります。
どうも【からだ】のくくりの中が
しっくりきません。
2年前のこと。
考えあぐねていたら
ひらめきました！
参考のために保管する「健康診断書」
「保険契約書」や「年金」など。
これらは
【からだ】ではなくて【暮らし？】違う？
【人】！
実態に合わせて頭の中の【くくり】を
A【モノ】B【家】C【人】に、上書き更新しました。
これで頭の中もスッキリ！
■書類と取説を分けない理由
そもそも取説と家庭事務書類を
分けて捉えていません。
【家族に関する書類】【家の取説】【モノの取説】は
大きくとらえると
どれも【トラブルに対処するもの】です。
だから【取説】と【書類】は
同じエリア（棚）に保管。
3つの共通のキーワードは【故障＝トラブル】。
人の病気やケガも
ネットの不通も
家の温水器の故障も、
みんな【トラブル】。（笑）
厳密にいえば
ネット契約はものではないけれど
頭の中ではパソコン関連になるので
【モノ】に入れました。
わかりやすさには
柔軟にとらえることも必要です。
住んで20年。
何かと住まいのトラブルが起きますが
そのたびにサッとボックスを引っ張り
サッとファイルを手に取っています。
■3つの【くくり】の中を
さらにわかりやすくひと工夫
もしズラッとファイルが並んでいたら
イザ！という時
目当てのファイルをさがして
目が泳いで焦って
あるのに「ない！」と思って
余計に焦りそう。
それに一冊ずつファイルをつくると
一体何冊になることか。
それだけスペースも必要になります。
ボックス2個とポケットファイル1つ。
脳科学では
人間が一度に把握できるのは３つ
±（プラスマイナス）1つ
といわれています。
そこからさらに
一目でわかりやすく工夫を重ねます。
【人】のボックスは
《保険》《年金》など項目ごとにフォルダーで分けて
その中をさらに
クリアケースで分けて
大きなインデックスをつけて
中身がわかるように。
さらに《年金》の中を
長期保存の《年金手帳》と
最新のものと入れ替える《定期便》に
分けます。
その中をさらに
インデックスとシールで人別に色わけ。
こういうひと手間をかけることで
後で（必要なとき）パッと見て
視覚的にわかるようになるんです。
↑【モノ】のボックスは
嵩張らないようにコンパクトにまとめて
必要な時取り出しやすいように
クリアケースを使って
埋もれないように
インデックスをつけています。
トラブル発生時に即わかるように
インデックスの色で区分け。
青＝《パソコン》《パソコン周辺機器》《インターネット》
赤＝《家電》《OA機器》など
↑【家（住宅設備関係）】のファイルは
取説のサイズがバラバラなので
2穴バインダーを利用。
取説に直接パンチで穴を開けてパタパタめくりやすいです。
あえてインデックスをつけないのは
パタパタめくって
ほかのものにも目が行き届くように
と思ってのこと。
■書類も取説も管理することで
役に立つ
【くくり】の中身は
暮らしによって違うでしょうし、
暮らしながら変化もしていくでしょう。
それでも3つに分けるのが基本。
頭の中が混乱せず管理しやすいからです。
点検したことで
30年以上前の健康診断の結果が
残っているのが発覚したときは
あきれました（爆笑）！
機械的に入ってくるものを
ファイルしているだけだと
取り置くことが目的になってしまい
ドンドン増えます。
入り口で振るい落とすことが必要。
新しいものを入れるときも
点検のチャンスです。
サッと出せないようでは
あっても意味がありません。
置き場所がパッと浮かんで
サッと出せるには
管理が欠かせないのです。
ファイリングの目的は
並んでいることではなく
必要な時、存在場所がパッと浮かぶこと。
＊
繰り返しますが、
人の脳は一度に個別に多くのモノやコトを
把握できない、と脳科学ではいわれています。
なのに一つひとつ追いかけるものだから
バラバラでわからなくなり
必要なとき探すことに。
他人（ひと）に説明できる
ざっくり3つの【くくり】で管理。
さらに【くくり】の中を
一目でわかるようにひと工夫。
さがさない管理のポイントは
置き場所が頭に「浮かぶ」と
その中を見て「わかる」。
この２つ！！
もしも災害で自宅が被災したら？
自宅が無事で避難先から
戻ったとき
混乱した家の中から必要な書類を
見つけ出せるかどうか。
自分が病気やけがで
保険の手続きが必要になったとき
家族がわかるかどうか。
家族にわかるかな？
そういう視点で
書類の管理方法を見直してみませんか？
《追記／取説》
家電やパソコン周辺機器の取扱い説明書は
必要に応じて別の場所で保管。
詳しくはあらためて取り上げます。
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1ページにまとめて掲載
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posted : 2019年1月16日